São centenas, milhares de folhas que se avolumam todos os anos na escola em pilhas, gavetas e prateleiras. Fichas de matrícula, atas de reuniões, circulares e folhas de ponto, entre outros. O que fazer com essa quantidade enorme de papéis depois que eles já não têm mais utilidade imediata? Jogar no lixo? Guardar? Por quanto tempo?
A resposta para essas questões depende do documento em questão, pois cada um deles tem uma função e um objetivo. Alguns servem como comprovante de um procedimento, outros comunicam informações pontuais e logo perdem a validade. Muitos, apesar de inúteis no momento, têm valor histórico e ao longo do tempo podem servir de consulta para a elaboração ou a atualização de outros registros.
É com base nessas características que o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), do Arquivo Nacional da Presidência da República, define o que deve ser preservado e por quanto tempo (leia o quadro no final desta reportagem). "Mesmo após um período sem utilização, alguns papéis precisam aguardar a prescrição da validade jurídica", explica Eva Cristina Leite da Silva, coordenadora do curso de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Só depois serão encaminhados para o lixo ou a guarda definitiva. Caso fiquem inutilizados ou se deteriorem antes do tempo previsto, a escola pode ser processada por crime contra o patrimônio público, como prevê o artigo 305 do Código Penal.
Para arquivar
- Atas de conselhos e reuniões 5 anos
- Autorização de funcionamento da escola 5 anos
- Cancelamento de matrícula 25 anos
- Histórico escolar 5 anos
- Inventário de bens Quando for atualizado
- Mandados judiciais 5 anos
- Planejamento pedagógico 1 ano
- Planos de ensino Após serem cumpridos
- Projeto
político-pedagógico (PPP) Quando for substituído
ou alterado - Registros de repreensões, advertências etc. 15 anos
- Transferência
de alunos 5
anos (2 anos se o pedido não
foi aceito)
Para eliminar
- Avisos e comunicados 1 ano
- Calendário escolar Assim que o ano letivo acabar
- Contas de consumo (gás, luz, telefone, água etc.) 5 anos
- Diário de classe 20 anos
- Folhas de ponto dos funcionários 52 anos
- Grade de aulas 2 anos
- Matrículas 5 anos
- Notas fiscais de produtos e serviços 5 anos
- Concessão de licença a professores 52 anos
